Kako se bliži kraj poslovne godine tako nam propisi određuju obvezu određenih obveznih radnji koje je potrebno odraditi prije nego se zaključe poslovne knjige i naprave financijski izvještaji za poslovnu godinu.
INVENTURA
Jedna od tih radnji svakako je i inventura.
Često dobijemo upite od klijenta da li moraju raditi inventuru kada nemaju robu ili materijale na skladištu. Odgovor je, DA!
Obvezno provođenje popisa (inventure) za poduzetnike propisuju Zakon o računovodstvu i Opći porezni zakon. Za poduzetnike i odgovornu osobu kod poduzetnika koji ne obave inventuru, odnosno koji ne popišu imovinu i obveze propisana je novčana kazna. Obveza se ne odnosi samo na robu na skladištu već i na dugotrajnu imovinu, sitan inventar, osnovne materijale, novac u blagajni, kupce.
Popisi dugotrajne imovine i sitnog inventara često budu zanemareni od strane poduzetnika pa dolazi do velikih razlika između popisa u poslovnim knjigama i stvarnog stanja. Ako mislite da nešto više „nema vrijednost“ ili je „van funkcije“, svakako morate tu imovinu zbrinuti na ispravan način kako bi vaše računovodstvo moglo isto reflektirati u vašim poslovnim knjigama. Baciti nešto na otpad ili zbrinuti nešto bez potpune popratne dokumentacije nije ispravan način i vaše računovodstvo neće moći isknjižiti takvu imovinu iz vaših poslovnih knjiga.
Rashodovanje/otpis dugotrajne imovine, sitnog inventara i zaliha sa skladišta se može riješiti na način da se:
- proda
- preda firmi koja se bavi zbrinjavanjem otpada – ali obavezno treba napraviti zapisnik o otpisu i morate dobiti potvrdu od njih da su preuzeli otpad
- napravi zapisnik o otpisu i preda na poreznu na urudžbeni uz poziv poreznoj da dođe u pregled i odobri. To znači da sve mora ostati na skladištu dok porezna ne dođe na uvid. Roka za dolazak na uvid nema tako da većina poduzetnika, nakon nekog vremena, kada ne dobiju nikakav povratni dopis ili informaciju od porezne uprave, zbrinu ono što žele otpisati.
VRIJEDNOSNO USKLAĐENJE KUPACA I POPIS OSTALIH POTRAŽIVANJA
Kada spominjemo popisivanje kupaca onda tu mislimo na potraživanja od kupaca koja svakako moraju biti usklađena na zadnji datum u poslovnoj godini.
Sukladno HSFI 1, t. 1.4. financijski izvještaji trebaju istinito i fer prezentirati financijski položaj, financijsku uspješnost i novčane tokove poduzetnika. Što bi značilo da ako su neki kupci nenaplativi ili su u zastari, te se nikada neće naplatiti, to se mora reflektirati kroz financijske izvještaje putem vrijednosnih usklađenja ili direktnih otpisa.
Dakle, vrijednosna usklađenja imovine su obvezna, a provode se zbog istinitog, fer i vjernog prikaza imovine poduzetnika u financijskim izvještajima.
Isto vrijedi i za ostala potraživanja te dane zajmove. Kod otpisa pozajmica, zajmova i ostalih potraživanja, prvenstveno treba vidjeti da li su takvi otpisi mogući i koje su porezne posljedice takvih otpisa.
POPIS OBVEZA
Prilikom popisa obveza obvezno je provjeriti podmiruju li se obveze uredno. Također se mora provjeriti ima li otvorenih obveza za koje je nastupila zastara. Ako se utvrdi da društvo ima evidentiranih zastarjelih obveza potrebno ih je popisati u posebnim popisnim listama te otpisati takve obveze.
Kada je riječ o popisivanju obveza prema dobavljačima, isto kao i kod kupaca, temelj za popis tih obveza su usklađeni podaci iz analitičkih evidencija dobavljača.